PsyhologToday.Ru

Как часто вы жаловались, что собрание, на котором вы присутствовали, было пустой тратой времени? Продуктивные групповые собрания не происходят сами собой. Для этого они должны быть спланированы, проведены и завершены. Одна из основных обязанностей как формального, так и неформального лидера заключается в планировании и эффективном ведении собрания группы. Ниже приводятся несколько рекомендаций, которые помогут лидеру сделать собрание продуктивным.

Перед собранием

1. Подготовьте повестку дня. Повестка дня представляет собой изложение основных проблем, которые должны быть решены на собрании. Основные положения повестки дня формулируются на основе намеченных ранее шагов, зафиксированных в протоколах последнего собрания, а также с учетом новых проблем, которые возникли с момента последнего собрания. Эффективные лидеры должны быть уверены, что повестка дня соответствует времени, отведенному для собрания. На рис. 11.1 показана повестка дня собрания группы, на котором решалось, какой из трех курсов изучать через Интернет в следующем семестре.

2. Решите, кто должен присутствовать на собрании. В большинстве случаев все члены группы будут присутствовать на собрании. Иногда одному или нескольким членам группы не обязательно присутствовать на определенном собрании, и им нужно лишь ознакомиться с его результатом.

3. Выберите соответствующие место и время. Убедитесь, что место оборудовано всем необходимым, что позволит группе работать эффективно. Может потребоваться аудиовизуальное оборудование, компьютеры и другая аппаратура. Группы работают менее эффективно на длительных собраниях, а идеальное собрание должно длиться не больше чем полтора часа. Если собрание должно продолжаться дольше, каждый час делают перерыв, чтобы избежать утомления.

Раздайте повестку дня. Повестка дня должна быть на руках у членов группы за несколько дней до собрания. Если члены группы не получат повестку дня заранее, они не смогут подготовиться к собранию.

Поговорите с каждым участником перед собранием. Важно понять позиции членов группы и их личные цели. Время, проведенное в подготовке вопросов, поможет лидеру предвидеть конфликты, которые могут возникнуть, и спланировать, как управлять ими таким образом, чтобы группа приняла эффективное решение и сохранила сплоченность.

В течение собрания

Обсудите повестку дня и внесите в нее исправления. Начните собрание с обсуждения повестки дня и предложений членов группы. В связи с тем, что обстоятельства могли измениться со дня раздачи повестки дня и даже с момента начала собрания, обсуждение повестки дня позволит группе работать над теми проблемами, которые все еще важны и уместны. Обсуждение повестки дня также дает членам группы возможность влиять на выбор обсуждаемых вопросов.

Проследите за тем, чтобы члены группы распределили между собой все необходимые роли. Роль лидера в ходе обсуждения сводится к тому, чтобы вести группу к достижению цели или управлять процедурами и руководить отношениями в группе. Лидеры должны быть осведомлены, в каких ролях нуждается группа в данное время. Когда другие члены группы принимают на себя необходимые роли, лидер не должен ничего предпринимать. Но когда появляется необходимость в определенной роли и члены группы не хотят ее исполнять, лидер должен вмешаться в ситуацию. Например, если лидер заметил, что некоторые говорят больше чем положено и никто не пытается их прервать, лидер должен принять на себя роль «хранителя» и попросить всех членов группы прокомментировать дискуссию.

Следите за временем, чтобы группа работала строго по графику. Группе очень легко увязнуть в дискуссии. Хотя любой член группы может исполнять роль «диспетчера», именно руководитель отвечает за то, чтобы группа не выбилась из графика.

Следите за конфликтами и вмешивайтесь, если это необходимо. Конфликты не должны мешать всестороннему рассмотрению проблем в группе. Но если уровень конфликтов начинает мешать функционированию группы, руководитель может выступить в роли посредника, чтобы разрядить обстановку.